Информатика для юристов и экономистов

         

Элементы управления файловыми операциями, редактированием,



Панели инструментов программы Word 2000



Панель

инструментов

Состав, назначение

Примечание

Стандартная

Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением

Устанавливается по умолчанию

Форматирование

Элементы управления форматированием документа

Устанавливается по умолчанию

Visual Basic

Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов

Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц

                                                                                                                Продолжение табли. 11.1.

Панель

инструментов

Состав, назначение

Примечание

Web

Элементы управления для навигации в Web-структурах данных

В качестве Web-структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet, системы Web-документов локального компьютера

Web-компоненты

Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы

Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов и заявок и прочее)

Word-Art

Элементы управления для создания художественных заголовков

 

Автотекст

Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста

Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата

База данных

Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)

В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word

Буфер обмена

Средство управления расширенным буфером обмена Word 2000

Буфер обмена Word 2000 в отличие от стандартного буфера обмена Windows может содержать до 12 объектов

Настройка изображения

Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений

Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта

Рамки

Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы)

Word 2000 поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов

Рецензирование

Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста

Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть

Рисование

Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ

Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов

Таблицы и границы

Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками

Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма)

<
                                                                                                                Окончание табл.11.1.

Панель инструментов

Состав, назначение

Примечание

Формы

Элементы управления для разработки стандартных форм

Word 2000 позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы

Элементы управления

Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм

Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX

Основные принципы практической работы с текстовым процессором Microsoft Word

Основные принципы практической работы связаны с номером версии программы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.

Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного потребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом.

К какому типу относится документ? Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.


Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.

Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда заказчиком документа является работодатель, то есть администрация предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством.

Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор делает документ для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фантазия и которые поддерживаются его устройствами вывода (экран для Web-документов или принтер для печатных документов).

Самый трудный случай — когда заказчик внешний, особенно если он не вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление документа и предоставление документа. Для представления документа они стремятся использовать все средства форматирования, которые наилучшим образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформления.


Использование этих средств в данном случае имеет разрешительный характер. Если же требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности, необходимо:

• ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы (не более двух наборов: один — для основного текста, другой — для заголовков и вспомогательного текста);

• минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используемых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнительного);

• отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие;

• не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочие) — все объекты должны создаваться специальными программами, храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связывания и прилагаться к файлу документа;

• исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;

• сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум информации о форматировании (для документов Microsoft Word таковыми являются форматы Только текст или Word 6.0);

• в каждом случае отступления от этих правил, например при необходимости использовать формулы, таблицы и специальные символы, согласовывать свои действия с заказчиком.

Эти требования к документам, предоставляемым для дальнейшей технологической обработки, связаны с тем, что большинство средств оформления и форматирования текстового процессора являются «вещью в себе». Достоинства этих средств проявляются только при выводе окончательного документа средствами того же самого процессора, будь то вывод на печать, просмотр на экране или публикация в Web-структуре. При обработке данных, содержащихся в документе, другими программными средствами преимущества форматирования и оформления могут оборачиваться тяжкими проблемами.

Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи — освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процессора, приведен в упражнении 11.1.


Содержание раздела